Praxisleitfaden
Wie Veranstalter Anmeldung, Programm und Aufzeichnungen steuern – mit einem QR-Code
Ein Code auf Plakaten, Badges und Folien. Vor dem Event verkauft er Tickets, an den Eventtagen öffnet er das aktuelle Programm, danach zeigt er die Aufzeichnungen und bittet um Feedback.
Geeignet für
Veranstalter von Konferenzen und Messen, Eventagenturen, Verbände, Meetup- und Festivalteams
Sprachen
Eine Sprache im Pro-Tarif; weitere Sprachen über Regeln nach Gerätesprache, meist im Premium-Tarif
Was Sie messen können
Scans nach Phase und pro Stunde an den Eventtagen, Anmeldungen und Feedback, die mit einem Scan begonnen haben
Das Problem mit einem statischen Code
Die meisten Veranstalter drucken einen statischen QR-Code, der die Event-Startseite öffnet, und die Leute müssen das Gesuchte selbst finden. Oder sie drucken für jede Phase einen eigenen Code – dann führen Anmeldeplakate auch während des Events noch zu ausverkauften Tickets.
Links zu Livestream und Aufzeichnungen stehen oft erst fest, wenn das Programm schon gedruckt ist. Ändert sich ein Link, hilft nur ein Neudruck oder ein Aufkleber über dem alten Code.
So funktioniert’s
Ein smarter QR-Code, vier Regeln
Jede Regel ist eine intelligente Weiterleitung (Smart Redirect) mit der Bedingung Duration: Startdatum und -uhrzeit sowie Enddatum und -uhrzeit. TOL nutzt die Zeitzone aus Ihren Kontoeinstellungen – prüfen Sie, ob sie zum Event passt. Beispiel für ein Event am 14.–15. Mai.
Kurz gesagt: Vor dem Event gibt es die Anmeldung, an den Eventtagen den Live-Hub, danach die Aufzeichnungen und das Feedbackformular.
- Bis 13. Mai, 23:59 Uhr → Anmelde- oder TicketseiteVor dem Event ist jeder Scan eine Chance, ein Ticket zu verkaufen.
- 14. Mai, 0:00 Uhr – 15. Mai, 23:59 Uhr → Live-Hub: Programm, Livestream, RaumplanDie Leute brauchen, was gerade passiert, keinen Ticketshop.
- 16. Mai – 30. Juni → Aufzeichnungen, Folien und FeedbackformularFeedback ist am ehrlichsten, solange die Eindrücke frisch sind.
- Alle anderen → Seite zur „nächsten Ausgabe“ mit WartelisteDer Fallback: Auch Codes auf alten Stofftaschen führen noch zu einer nützlichen Seite.
Schritt für Schritt
Einrichtung in TOL
- Phase 1 · Vorbereitung
- Prüfen Sie die Zeitzone in Ihren Kontoeinstellungen, damit die Regeln zur Ortszeit des Events umschalten.
- Erstellen Sie vier Seiten: Anmeldung, Live-Hub, Aufzeichnungen und Feedback, nächste Ausgabe. Versehen Sie die Links mit UTM-Parametern.
- Verbinden Sie Ihre eigene Domain per A-Record, bevor Sie Codes erstellen. Premium
- Phase 2 · Einrichtung in TOL
- Erstellen Sie einen oder zwei Codes mit der Seite zur „nächsten Ausgabe“ als Standardlink (Fallback).
- Fügen Sie die intelligenten Weiterleitungen hinzu: zuerst die Sprachregeln (falls vorhanden), dann die drei Datumsregeln.
- Gestalten Sie den QR-Code mit Event-Logo und -Farben.
- Testen Sie mit einem separaten Code, dessen Daten den heutigen Tag einschließen, auf zwei Telefonen und einem Computer.
- Phase 3 · Start und Pflege
- Drucken und verteilen Sie die Materialien und zeigen Sie den Kurzlink unter dem Code auf Folien und in E-Mails.
- Ergänzen Sie die Links zu Livestream und Aufzeichnungen, sobald Sie sie haben. Am Gedruckten muss sich nichts ändern.
- Prüfen Sie jedes Ziel am Vortag und an jedem Eventmorgen. Aktualisieren Sie nach dem Event den Fallback mit den Terminen fürs nächste Jahr.
Wo die Codes hingehörenAuf Plakaten, Badges, Programmheften und Stofftaschen sowie auf der ersten und letzten Folie jedes Vortrags.
WLAN-Passwort nicht auf die SeiteDer Live-Hub ist öffentlich: Nennen Sie nur den Netzwerknamen und drucken Sie das Passwort auf Schilder oder Badges.
Regel ändern statt Neudruck
Sie drucken einmal. Sie sparen den zweiten Druck, und die Codes in den Taschen der Teilnehmenden funktionieren auch nach dem Event.
| Statischer Code | Ein Code pro Phase | Ein TOL-Code | |
|---|---|---|---|
| Ziel nach dem Druck ändern | Nein | Nein | Ja, in Sekunden |
| Schaltet automatisch nach Datum um | Nein | Nein | Ja |
| Funktioniert auf Material, das Monate vorher gedruckt wurde | Nur wenn die Seite nie umzieht | Nein | Ja |
| Platz auf Badges und Plakaten | Wenig | Bis zu drei Codes | Wenig |
| Scan-Berichte | Keine | Zusätzliche Tools | Integriert |
| Kosten einer Änderung | Neudruck, Eilzuschlag | Dasselbe, pro Code | Ihr Tarif: Pro 9 € oder Premium 19 €/Monat |
Was Sie messen sollten
Scans nach Phase
Zeigt, ob der Code vor dem Event Tickets verkauft oder währenddessen Orientierung gibt.
Scan-Spitzen pro Stunde
Filtern Sie auf die Eventtage, um zu sehen, welche Sessions und Pausen Leute zum Programm bringen.
Anmeldungen und Feedback
Gezählt mit UTM-Parametern in Ihrer Webanalyse: der Wert jedes Scans.
Scans nach dem Event
Wer alte Materialien noch scannt, ist Ihr wärmstes Publikum fürs nächste Jahr.
FAQ
Kann ein QR-Code vor, während und nach einem Event unterschiedliche Seiten zeigen?
Ja. Datumsregeln schalten ihn automatisch um: Anmeldung vor dem Event, Live-Programm und Livestream währenddessen, Aufzeichnungen und Feedback danach.
Wohin sollte ein QR-Code auf einem Konferenz-Badge führen?
Während des Events zu Programm, Raumplan und Livestream; danach zu den Aufzeichnungen und einem Feedbackformular. Mit Datumsregeln erledigt ein Badge-Code beides.
Kann ich denselben QR-Code für das Event im nächsten Jahr wiederverwenden?
Ja, solange Ihr Tarif bezahlt ist; nach einer verpassten Zahlung gibt es eine Kulanzfrist von 30 Tagen, danach öffnen die Codes die TOL-Startseite. Passen Sie die Regeln an, wenn Sie neue Termine bekannt geben.
Kann ein Event-QR-Code Seiten in der Sprache der Besucher öffnen?
Ja. Kombinieren Sie Gerätesprache und Datum in einer Regel und legen Sie die Sprachregeln zuerst an: TOL wendet die Regel an, die zuerst erstellt wurde.
Drucken Sie einen QR-Code, der funktioniert – vor, während und nach Ihrem Event
Legen Sie Ihre Termine einmal fest und ändern Sie sie jederzeit – ohne Neudruck.
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